Tips voor het voeren van een verzuimgesprek
Is jouw medewerker vaak ziek? Dan is het verstandig om als werkgever met diegene in gesprek te gaan. In een verzuimgesprek bespreken jullie samen de mogelijkheden om ziekteverzuim te voorkomen en te verminderen. In dit artikel geeft verzuimspecialist Sazas tips voor het voeren van dit gesprek. We sluiten af met een handig voorbeeldformulier.
Het verzuimgesprek is een gesprek tussen een medewerker en jou als werkgever, over afwezigheid. Dit is meestal onderdeel van het verzuimbeleid van een organisatie. Een verzuimgesprek kan naast afwezigheid door ziekte, ook gaan over bijvoorbeeld afwezigheid door rouw. Het gesprek kan ook preventief zijn. Het kan zowel door de werkgever als door de medewerker worden geïnitieerd.
Vaak zijn er duidelijke oorzaken aan het ziekteverzuim toe te wijzen. Zo kan een buikgriep iedereen weleens overkomen. Als een medewerker echter regelmatig uitvalt, doe je er goed aan om een verzuimgesprek in te plannen.
In een verzuimgesprek onderzoek je of, en zo ja, hoe, het verzuim kan worden verminderd of voorkomen. Ook kun je medewerkers wijzen op de gevolgen van ziekteverzuim. Het gesprek kan je op verschillende momenten voeren:
- Op het moment van de ziekmelding;
- Op regelmatige basis tijdens de herstelperiode bij langdurig verzuim;
- Bij re-integratie.
Het houden van een verzuimgesprek kan voor de werkgever én medewerker veel opleveren. Met een verzuimgesprek:
- Breng je eventuele achterliggende problemen in kaart;
- Houden jij en jouw medewerker elkaar op de hoogte;
- Zorg je voor een snellere re-integratie van een medewerker;
- Kan je onjuiste ziekmeldingen voorkomen;
- Kan je verzuim in de toekomst helpen voorkomen of verminderen.
Nee, het houden van een verzuimgesprek is niet wettelijk verplicht. Wel kun je het verzuimgesprek opnemen in een verzuimbeleid. Let op: een verzuimbeleid opstellen is namelijk wel verplicht.
Je mag als werkgever alleen noodzakelijke dingen vragen tijdens een verzuimgesprek. Denk bijvoorbeeld aan het adres en telefoonnummer waarop de medewerker te bereiken is als hij of zij ziek is.
Wat wettelijk niet mag, is vragen wat de oorzaak van de ziekte is en welke klachten de medewerker heeft. Wat wel mag, is vragen stellen die nodig zijn om te bepalen of en hoe het werk door kan gaan. Vraag bijvoorbeeld wanneer de medewerker het werk weer denkt op te kunnen pakken en of er een overdracht van werkzaamheden nodig is.
Verzuimgesprekken dragen bij aan wederzijds begrip bij de werkgever en medewerker. Om je op weg te helpen bij het gesprek, deelt Sazas een aantal tips voor het voeren van verzuimgesprekken:
- Zorg dat je alle gegevens over het verzuim bij de hand hebt;
- Geef duidelijk aan wat de redenen en doelen van het gesprek zijn;
- Vraag de medewerker wat diegene kan doen om verzuim in de toekomst te voorkomen;
- Kom niet meteen met oplossingen, maar geef de medewerker de ruimte. Probeer bijvoorbeeld af en toe een stilte te laten vallen;
- Vraag vervolgens of je iets voor jouw medewerker kunt doen om nieuw verzuim te voorkomen;
- Probeer door te vragen. Doe dit net zolang tot alle antwoorden duidelijk zijn;
- Accepteer de persoonlijke keuzes van de medewerker en oordeel niet over het privéleven;
- Zorg voor een gesprek waarin je open vragen stelt en begrip toont;
- Rond het gesprek positief af en vat het (ook tussendoor) samen.
Om het je gemakkelijk te maken, heeft verzuimspecialist Sazas een voorbeeldformulier voor het voeren van een verzuimgesprek gemaakt. Je kunt dit formulier voor jouw eigen organisatie gebruiken.